电算化账务处理程序一般步骤

　　电算化账务处理程序有很严格的逻辑关系，账务处理的各个步骤有的前后关联，不可颠 倒，还有的步骤互相独立，互不影响。具体而言，包括如下几个主要步骤。

　　(1)记账凭证的输入

　　记账凭证的输入，就是依据经审核无误的原始凭证编制记账凭证，并采用编码方式将其 录入电算化软件系统的过程。

　　如我们在前面提到过的，为了保证录入的会计凭证准确无误，财务软件系统通常都设置 了一定的凭证输入检验控制程序：如输入前要求通过人工方式对各原始凭证进行合理、合 法、真实和正确的检查和审核；输入时有借贷平衡和不能有缺省项目等逻辑校验；输入后的 数据要求二次键入校对和数据平衡校对等。

　　凭证的审核与修改.

　　在电算化情况下，每个财务人员都在软件系统中有自己专有的用户名和密码，每人都只 能以自己的身份登录系统并做相应的账务处理。对于录入了电算化系统的会计凭证，采用的 是“谁出的错误由谁更正”的原则，如已审核未记账的凭证出错，由审核人员消审后，录入人 员修改；如果发现已经记账的凭证有错误，只能采用红字冲销法或补充登记法予以更正。

　　注意：当前会计人员使用的电算化软件一般都提供“反结账、反记账、取消审核”等功 能，大大地改善了会计人员的自主性。

　　由电算化系统自动生成日记账、明细账和总账等

　　按手工做账的记账顺序，会计人员做好会计凭证后，通过登记日记账、明细账和编制科 目汇总表等来记账和完成会计核算，工作量非常巨大。

　　而在电算化情况下，只要录入了会计凭证，系统就会自动将凭证上的所有记录添加到凭 证档案库文件中，并同时更新数据库的基础信息，如果需要记账和获取相应财务信息，会计 人员必须进入指定的模块，通过执行“转账”、“过账” “结账”和“输出”等“指令”， 以便系统能运行已经设定好的逻辑关系式，对最新的数据库中的信息进行汇总、结转和运 算，从而得出会计人员想要的结果。

　　这样看来，会计工作中最繁杂的登账工作，在电算化系统中变成了 “输入指令——提取 数据一一执行运算——输出数据”，而整个过程中，会计人员只需要“输入指令”——即告 诉系统，我需要什么，是现金日记账，或者是各科目余额表，并告知系统关键字段的输出方 式——当然，所有的这些都不是随心所欲的，是要系统事先设定好了的，如此等等，系统就 会在运算的基础上提供相应的数据。

　　结账

　　由于计算机强大的数据处理功能，电算化账务处理过程中，在开始结账前，一般会由系 统自动执行如下操作（这些操作都是在设计电算化软件时预先设计好的）。

　　检查当月的所有凭证是否均已记账，结账日期是否正确，其他相关子系统的数据是否 传递完毕等。若结账条件不满足，则做出相应的提示，要求结账人员退出本模块，先做前一 步骤的工作。

　　备份结账前的数据。

　　确认以上步骤无误后，电算化系统会自动结账。当结账完成后，电算化系统会在会计凭 证上自动做出己结账的标志，此后就不能再输入该月的凭证。如果结账不成功，则数据保留 在结账前的状态，此时只要重复结账过程，重新进行结账即可。

　　财务数据的输出和查询

　　只要在电算化系统中所有操作均无误，系统就能提供强大的财务数据输出和财务资料查 询功能。

　　其他事项

　　在电算化账务处理过程中，还有一些其他细节。比如，为防止记账中断现象发生，企业 可以安装不间断电源（UPS)，防止系统突然断电；也可以预先编制计算机程序解决，由计算 机记账模块在记账前自动对有关文件做一次强制备份，把记账前的数据备份到硬盘的另一个 地方，如果记账不成功，计算机自动恢复记账前的状态，再重新记账。